摘要：隨著社會(huì)的變革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，行政辦公室工作的地位和作用日顯重要，其要求也越來(lái)越高，決不是僅僅限于文件的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)，來(lái)人接待等此類瑣碎工作了。本文就如何充分發(fā)揮行政辦公室職能作用，不斷提高服務(wù)內(nèi)涵和提高服務(wù)質(zhì)量等談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
　　關(guān)鍵詞：辦公室；行政工作；服務(wù)質(zhì)量
　　辦公室作為一個(gè)綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研、智囊等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)單位承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。新的形勢(shì)對(duì)辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。結(jié)合工作實(shí)際，筆者就做好新時(shí)期的辦公室行政管理工作進(jìn)行了一些思考。
　　1做好辦公室工作，必須要有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)
　　行政機(jī)關(guān)辦公室的工作性質(zhì)決定了其各項(xiàng)工作的開展，都應(yīng)把為本單位、本部門工作全局服務(wù)作為自身工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。因此，辦公室工作人員只有樹立強(qiáng)烈的服務(wù)理念，才能履行好自身職責(zé)。
　　一是為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)。樹立為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)，就是要站在促進(jìn)先進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的高度，來(lái)調(diào)整思想狀態(tài)，把企業(yè)需求作為辦公室政策研究和檔案管理工作的著眼點(diǎn)和著力點(diǎn)，“多出主意少搖頭”，為支持企業(yè)改革和發(fā)展盡心盡力。當(dāng)前，特別是要會(huì)同各職能科室深入企業(yè)調(diào)查研究，了解企業(yè)需求，本著“多架立交橋，不設(shè)障礙欄”的原則，在不違背國(guó)家有關(guān)規(guī)定的前提下，積極探索新方法，支持企業(yè)發(fā)展的有效途徑，提出有價(jià)值的建設(shè)性意見(jiàn)，為制定政策提供依據(jù)，從而為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。
　　二是為群眾服務(wù)的意識(shí)。樹立為群眾服務(wù)的意識(shí)，就是要把群眾“滿意不滿意，高興不高興，贊成不贊成，擁護(hù)不擁護(hù)”作為工作的標(biāo)準(zhǔn)，把黨的宗旨落實(shí)到辦公室的具體工作之中。
　　三是為基層服務(wù)的意識(shí)。樹立為基層服務(wù)的意識(shí)，就是要心系基層，著眼基層，把基層的困難當(dāng)作自己的困難，真心實(shí)意地為基層辦實(shí)事。
　　四是為科室服務(wù)的意識(shí)。機(jī)關(guān)各科室是一個(gè)系統(tǒng)或單位的關(guān)鍵部位，是各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的推動(dòng)者和組織者。樹立為科室服務(wù)的意識(shí)，就是要擺正自身位置，把辦公室工作融入機(jī)關(guān)整體工作之中，既要講明確分工，更要講通力合作，形成機(jī)關(guān)工作的整本合力，促進(jìn)系統(tǒng)工作的全面開展。
　　五是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識(shí)。樹立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識(shí)，就是要確立對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)也是對(duì)工作負(fù)責(zé)的思想觀念，充分發(fā)揮辦公室的參謀助手作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)。不僅要通過(guò)妥善處理大量的事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)擺脫事務(wù)圈子，集中精力抓大事，而且還要自覺(jué)地站在全局的高度想大事、議大事，主動(dòng)深入企業(yè)和基層調(diào)查研究，努力從大量的信息資源、調(diào)研材料中發(fā)現(xiàn)、捕捉有價(jià)值的形成具有前瞻性、指導(dǎo)性的綜合報(bào)告、調(diào)研文章、經(jīng)驗(yàn)材料提供領(lǐng)導(dǎo)參考，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀和助手。
　　2充分認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要地位
　　辦公室是一個(gè)單位的“窗口”，地位和作用非常重要。作為辦公室人員，必須充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用，適應(yīng)新的形勢(shì)和任務(wù)的需要，努力提高自身的綜合素質(zhì)。一方面，從辦公室的地位看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個(gè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性地聯(lián)系上下的工作是通過(guò)辦公室及其工作人員來(lái)進(jìn)行的。行政管理崗位擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，盡管多是瑣碎的事務(wù)、重復(fù)的服務(wù)，然而人們往往從這個(gè)方面來(lái)看待和評(píng)價(jià)單位的工作。比如，習(xí)以為常的電話接轉(zhuǎn)，看似很簡(jiǎn)單，但它卻是代表著聯(lián)系內(nèi)外、左右的單位第一形象，它有上級(jí)指示、有各種問(wèn)訊、有情況反映等等，只有做到了既了解單位的整體基本情況，又注意講話的態(tài)度、藝術(shù)，才能使來(lái)電者滿意、信服。因此它不僅代表和影響辦公室的工作，而且直接影響到單位的形象和威信。
　　另一方面，從提高辦公室整體效率看，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的合理、準(zhǔn)確、及時(shí)的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。只有找準(zhǔn)、認(rèn)識(shí)到行政管理工作特定的位置和職能，才能牢固樹立全方位服務(wù)觀念，積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)．以良好的“窗口”形象，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。
　　
　　3正確把握辦公室的行政管理職能
　　從行政管理的角度來(lái)看，辦公室面對(duì)的工作主要是上級(jí)部門以及本單位下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，面對(duì)的人員主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個(gè)方面。
　　(1)助手作用。辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。
　　(2)參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一綴，了解基層情況并聽取意見(jiàn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見(jiàn)，作好領(lǐng)導(dǎo)參謀。
　　(3)協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中的確需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級(jí)主管部門以及本單位領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動(dòng)協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系。起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。
　　(4)保障作用。既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考及處理工作中的重大問(wèn)題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見(jiàn)，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，齊心協(xié)辦完成各項(xiàng)任務(wù)。
　　4提高辦公室工作行政效率
　　效率原則是辦公室工作的一項(xiàng)重要原則，要高效率、高速度地進(jìn)行工作，主要有以下途徑。
　　（1）目標(biāo)準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是辦公室為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的生命，要提高行政效率，正確的決策是成功的一半，而正確的決策來(lái)自于準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，這些數(shù)據(jù)和信息，必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤，“差之毫厘、謬之千里”將會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)決策造成重大損失。在日常工作中辦公室要收集到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，首先要建立一套完整、科學(xué)的信息系統(tǒng)。平時(shí)要經(jīng)常深入科室，了解情況，動(dòng)員職工為實(shí)現(xiàn)單位工作目標(biāo)主動(dòng)地創(chuàng)造性地工作，并認(rèn)真聽取職工的建設(shè)性意見(jiàn)，加上領(lǐng)導(dǎo)集體的智慧匯集而成的各種政令，這種既有集體智慧又有群眾基礎(chǔ)的政令執(zhí)行起來(lái)，就可達(dá)到事半功倍的效率。
　　（2）快速及時(shí)。快速的行動(dòng)，及時(shí)的反映，就是效率行為積極的表現(xiàn)。辦公室工作涉及單位工作的方方面面，要處理好繁雜的行政事務(wù)，首先要樹立快速服務(wù)觀念，掌握反映及時(shí)的本領(lǐng)，采用處事果敢的手段。只有這樣才能做到按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，迅速辦理應(yīng)該辦理的事，不拖拉，不怠慢，今日事今日畢。同時(shí)對(duì)發(fā)生的一些新情況，新問(wèn)題，要注意跟蹤分析和預(yù)測(cè)性論證，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供政策性調(diào)整建議和解決制約全局關(guān)鍵性問(wèn)題的措施。這種“快速及時(shí)”的服務(wù)，就可以防止領(lǐng)導(dǎo)在決策中的偏差，避免走回頭路，大大提高工作的行政效率。
　　（3）科學(xué)分工、明確職責(zé)。建立合理的組織機(jī)構(gòu)，根據(jù)任務(wù)來(lái)定崗、定員、定性、定責(zé)，做到明確分工，職責(zé)明確，同時(shí)賦予相應(yīng)的權(quán)限，輔以獎(jiǎng)罰嚴(yán)明的經(jīng)濟(jì)手段和思想教育，激發(fā)辦公室工作人員的主人翁意識(shí)和敬業(yè)精神，從組織上、思想上、經(jīng)濟(jì)效益上來(lái)保證提高工作效率。
　　（4）依法行政，以德服人。依法行政，以德服人是相輔相成的。法制與道德作為上層建筑的重要組成部分，都是維護(hù)單位秩序，規(guī)范職工思想行為的重要手段，它們相互聯(lián)系，相互補(bǔ)充。檢查各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行情況是辦公室工作的一項(xiàng)重要職責(zé)，規(guī)章制度執(zhí)行的好壞，很大程度上決定于辦公室的執(zhí)法力度和示范作用。這種執(zhí)法力度與示范作用又與辦公室工作人員的法制意識(shí)和品德操行有直接聯(lián)系，辦公室工作人員做到身體力行，帶頭遵法，嚴(yán)格執(zhí)法，以德服人，也將有利于提高行政效率。如果辦公室人員都能做到處事七要，相信辦公室工作的內(nèi)外環(huán)境，將會(huì)有一個(gè)全新的改觀，高質(zhì)、高效的行政效率也就會(huì)在動(dòng)態(tài)的行政管理活動(dòng)中自然形成。