檔案是一種信息資源，檔案管理是行政管理工作的關鍵內容，本文講解了檔案利用工作的具體要求，分析如何努力做好檔案利用工作。

　　《檔案與建設》(月刊)創刊于1984年，由江蘇省檔案局和江蘇省檔案學會主辦，學術性、指導性、史料性兼容，國內外公開發行;本刊立足檔案專業，面向社會各界，熱誠歡迎賜稿、賜教。榮獲華東地區優秀期刊;學術園地獲明珠獎欄目。

　　近年來，我國社會主義市場經濟建立并逐步完善，這使檔案利用工作面臨著很多新的機遇和挑戰。新形勢下，積極探索檔案利用工作的問題就顯得至關重要了。下文筆者結合自身多年工作經驗，針對如何做好檔案利用工作進行闡述。

　　一、檔案利用工作的具體要求

　　(一)明確服務方向，端正服務態度

　　檔案工作是一項具有服務性和條件性的工作，那么檔案工作人員就應明確自身的服務方向，并端正服務態度。想要做好檔案利用工作，切實發揮出檔案資料的價值，首先取決于正確的服務方向，也就是檔案工作應與黨和國家的大政方針、工作重點以及奮斗目標具有一致性，與此同時，也務必要具備良好的服務意識以及熱情的服務態度。

　　(二)熟悉檔案利用工作

　　檔案工作人員應積極學習相關專業知識，不斷提升專業知識水平，以此適應檔案工作的發展需要。與此同時，檔案工作人員還應熟悉館藏檔案的全宗情況、檔案分類以及內容組成等，熟悉檔案提供利用的檢索工具，并通過了解社會發展狀況，切實把握利用者的實際需求。

　　二、努力做好檔案利用工作

　　(一)大力豐富館藏，并改善館藏結構

　　檔案館想要向社會提供良好的檔案服務，應采取多種渠道，豐富檔案館的實際館藏量、擴大檔案館門類，并改善內容結構，承擔起為社會各界服務的工作，否則檔案館便失去了存在的根本意義。從基層檔案館以及各單位的檔案室來看，多數藏量并不豐富，并且檔案內容單一。對于上述突出問題，首先，應做好檔案接收工作。通過制定詳細的計劃，并以穩中求進的方式，分期分批做好接收所屬轄區機關、企事業單位以及鄉鎮、典型村檔案的工作。其次，結合本地區的實際情況，努力做好區域內具有特色的檔案資料征集工作。主要將流失在民間社會以及個人手中且具有珍貴價值的檔案資料，進一步完善和補充到館藏內容當中。

　　(二)加大力度進行檔案信息化建設

　　首先，改進檔案館的檔案管理體系，通過制定完備的檔案信息提供利用規章制度，保證檔案的安全性。其次，根據國家的相應標準及規范，并結合檔案館實際情況，確定出檔案目錄、資料信息，規劃建設現行公開文件數據信息庫，并開始逐步實施。第三，實現檔案信息化應和推廣電子政務的高度結合，相互促進，進而實現“無縫銜接”。第四，要推行檔案服務網絡化建設。

　　(三)拓展檔案利用渠道

　　當前，檔案工作人員應具備強烈的使命感與時代感，面向社會，實事求是，與時俱進，更好的適應不同時期社會提出的利用要求，通過認真總結，積極尋找拓展檔案利用的新渠道。首先，建立健全各門類檔案的檢索體系，全面熟悉，并了解、掌握檢索體系的具體功能，從而確保及時、準確地將其運用到實踐工作中;其次，充分利用檔案館、檔案室的信息資源，以各行業、各系統工作活動的需求為根本出發點，尤其要圍繞著以經濟建設為中心，編寫出有價值且具有實效性的檔案信息參考資料。

　　(四)熟悉檔案館館藏

　　首先，熟悉不斷強化思想意識，從戰略視角認識并熟悉檔案館對于提高業務水平，發展檔案事業的積極作用。其次，明確任務。熟悉檔案館館藏是一項長期工作，應將其納入到工作計劃當中，并長期堅持下去。再次，把握正確的工作方式。在檔案工作中，應堅持先緩后慢、由粗到細、先難后易由表及里的工作思想，從各種角度熟悉檔案館館藏，還應結合檔案利用工作，全面考慮不同需要及其內部之間的各種聯系，并堅持從實際出發，從容運用;然后，樹立嚴謹的工作作風。熟悉檔案館館藏是一項枯燥乏味的工作，只有耐得住寂寞，才能樹立起嚴謹的工作作風。最后，形成文字。熟悉檔案館館藏應見諸文字，而不能存于心中，養成學習記錄、分析總結的習慣，以便強化認識。

　　(五)改善服務態度

　　第一，提高服務質量，改善服務態度。在接待查檔人員時，應做到笑臉相迎、親切問候、真心查閱、禮貌相送，這樣可以使查檔人如臨家門，感受到工作人員的熱情與禮貌。第二，在查閱檔案時應保證耐心細致，在檢查過程中不遺漏任何線索，在調卷時也不放過一絲希望，保證深入細致。不厭其煩。例如，檔案利用者記不清所利用檔案的具體年份及內容，我們便應耐心地向他們介紹檔案館的具體分布、結構以及所屬關系、發展狀況等一系列情況，進而幫助館藏利用者更好的達到查全率以及查準率。第三，結合多種服務方式。對于殘疾人、文盲等特殊群體，應采取一定的便民措施，例如，函電代查、摘抄復制、接受委托等，從而提供給廣大利用者更全面的服務。

　　(六)努力把握檔案利用者的心理特點

　　分析并把握檔案利用者的心理變化特點，這是檔案工作人員做好工作需要具備的重要條件。唯有準確把握檔案利用者的心理需求，才能使他們產生最大化的滿足感。然而，檔案利用者的心理內容具有復雜多變的特點，不同的職業、年齡、性別以及性格，檔案利用者便會表現出不同的狀態，具有鮮明的個性。但我們將會從一般性和個別性中總結出共性規律。

　　第一，擁有求尊求佳的心態。每一位檔案利用者均希望在查閱檔案過程中得到檔案管理人員的充分尊重、信賴以及熱情服務。第二，擁有求快求準心態。檔案利用者都非常希望在快的時間里獲取自己所需的檔案資料。第三，擁有求簡避繁的心理。絕大多數的檔案利用者都希望最大程度簡化檔案查檔流程，以此不受繁瑣的手續限制。第四，擁有求全求實的心態。檔案利用者希望檔案館所提供的資料豐富、全面，以便更好的解決實際問題。第五，擁有習慣性特點。檔案利用者都希望按照自身的習慣去利用檔案資料。第六，擁有求靜的環境要求。每一位檔案利用者都希望自己在查閱檔案時擁有一個安靜、舒適、衛生的外部環境。第七，擁有不愉快以及失望的心理特點。若是檔案利用者在查閱檔案資料過程中由于手續不符遭到拒絕，或者查閱不到自己所需的檔案資料時，勢必會產生這種情緒。對于檔案利用者的這些心理規律、特點，檔案管理者一定要使自身了解并掌握其中的普遍性規律，唯有如此才會在實際工作中做到有的放矢，從而為廣大檔案利用者提供更加優質的服務。

　　總而言之，檔案利用作為一項系統性工程，檔案館應努力做好豐富館藏、改善服務方式、提升工作人員素質、拓寬服務領域、加強檔案信息化建設以及強化檔案宣傳等工作，從而為提供利用奠定堅實基礎，唯有如此才能夠充分發揮檔案價值，進而為經濟社會發展服務，也為建設社會主義和諧社會服務。