檔案管理論文發表期刊推薦北大核心期刊《檔案》，《檔案》雜志由甘肅省檔案局(館)、甘肅省檔案學會主辦,1979年創刊,國內外公開發行,為全國中文(檔案學)核心期刊、甘肅省一級期刊。《檔案》雜志 的辦刊宗旨是“傳播知識、交流經驗、啟迪思想、指導工作”。本刊銳意創新，傳遞檔案信息，扶持學術新秀，廣納百家直言，博采眾說之長，開展學術探討，反映 工作動態，努力成為檔案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。

　　摘要：電子檔案的出現，使得傳統的城建檔案管理模式受到了挑戰，城建檔案紙質檔案和電子檔案“雙套制”管理的現狀、存在的必然性以及實現城建檔案“雙套制”管理成為目前迫在眉睫的問題。

　　關鍵詞：城建檔案,雙套制,管理

　　正文：隨著時代的發展，電子計算機的廣泛運用，電子文件在城市規劃、建設、管理中大量涌現，城建檔案工作中心不再僅僅是過去圍繞紙質檔案的傳統檔案管理，也包括對電子文件檔案資料的管理，鑒于目前這種狀況，2007年9月5日建設部發布了行業標準《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T117-2007)，并于2008年1月1日起開始實施。其中3.0.2條規定“建設系統業務管理電子文件形成單位的檔案部門負責監督和指導本單位建設系統業務管理電子文件的收集、整理和歸檔,并定期向當地城建檔案館(室)移交建設系統業務管理電子檔案”。第7.2.2條規定“列入城建檔案館(室)接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這意味著建設系統各行業、專業管理部門和工程建設單位應該向城建檔案(室)移交紙質的和電子的兩套不同載體的檔案。這就是采用紙質檔案和電子檔案的雙套制管理，即在收集、保管電子檔案的同時，還要管理好紙質檔案。

　　一、城建檔案“雙套制”管理存在的必然性

　　城建檔案涉及行業眾多，其信息技術手段應用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經作為一種傳統，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩定、信息的可靠等優勢，不會輕易退出歷史舞臺。目前各地城建檔案館都先后使用了城建檔案信息管理系統，認識到了計算機管理檔案的好處，但在實際工作中，以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大。并且電子檔案因其不同的信息載體及信息記錄方式而難以確定信息的原始記錄性，難以確定其真實性、合法性、相關性，使得電子檔案法律憑據的確認工作難以進行。這樣人們對紙質文件的依賴性自然不會減弱。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者將長期共存，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。

　　現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對重大挑戰和發展機遇。因此實行檔案“雙套制”的管理模式，正好融合了紙質檔案和電子檔案的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現。它既是傳統檔案館與數字檔案館的并行，又是檔案實體與信息的并行，也是傳統檔案載體與電子載體的并行。新的管理模式應是一種以檔案實體、及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發、利用，對檔案實體達到有效保護的一種管理方式。

　　二、城建檔案“雙套制”管理所存在的問題

　　1、雙套制下，受到沖擊的首先是我們的思想觀念。“市場經濟社會下，任何行業的發展必須從自身肩負的社會使命出發，通過有效的履行自身的社會職責換取自身發展所需的外部社會環境，與此同時從社會獲取自身發展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。城建檔案工作要從經濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術型轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

　　2、由于目前我國對電子檔案的價值還沒有十分明確的規定，缺乏保證電子檔案原始性的比較完善的法律規定。因此要加緊電子檔案管理的立法，在國家法律、法規及相關檔案法規中明確電子檔案的法律地位，同時采取有效措施，保證電子文件的穩定、安全和長久保存。從理論上看，諸如加密技術、簽署技術、防火墻、身份認證、元數據管理等各類數字信息技術可以在一定程度上彌補電子文件易更改等缺點，但要從根本上避免電子文件易刪改且不留痕跡是極其困難的。因此在目前甚至未來相當長的時間內，電子文件的雙套制管理還是蘊含著完整性與真實性的巨大的風險。

　　3、從時間上講，數字信息不會隨時間而衰減，但應意識到無論是磁記錄介質還是光記錄載體都會隨時間發生變化。除載體本身性能外，其所依賴的寫入和讀取技術的不斷發展、記錄工具和存儲格式及應用軟件的不斷發展也使信息載體與更新后的設備不兼容。因此信息的復制將會比載體保存壽命更顯得重要。保證電子載體物理上安全、電子檔案內容邏輯上的準確，從根本上把好城建電子文件接收的入口關，確認其操作正常才接收，并定期對電子檔案進行維護和檢測。

　　4、城建檔案館必須樹立“以人為本”的觀念。新模式下大量新技術、新設備的應用，信息系統開發，對人員素質的需要發生極大改變。建立一支掌握現代管理技術的工作隊伍。運用一些現代化、高科技管理技術于城建檔案管理工作中。對綜合型人才的匱乏是目前城建檔案館所面臨的一個重要問題。

　　雙套制是文件載體轉換時期，必經的一個階段，但它本身也有一些不足，現行電子文件雙套制是當前技術條件下的一種無奈選擇，其間存在的危機風險應當引起檔案工作者的高度重視，如將大量原生的城建電子文件轉換為紙質文件，不僅費時費力，有的系統還無法實現這種轉換；它比實施單一管理模式投入更多的人力、物力、財力，如果處理不好，考慮不到位的話，不僅導致系統、設備的擱置和浪費，而且工作效率和勞動強度也得不到相應的提高和減輕。因此我們必須認清形勢，適應這個發展趨勢，主動迎接挑戰，加大對相關科研的投入力度，盡快研制出電子文件可靠的保管技術和方法，以適應當前電子文件廣泛使用的現實情況。不斷完善檔案“雙套制”這一管理模式，保證城建檔案管理事業的持續健康發展。

　　參考文獻：

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