電算化模式是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案管理工作中的應(yīng)用。隨著會(huì)計(jì)檔案電算化模式的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵和外延得到了極大的拓展，呈現(xiàn)出許多新特點(diǎn)，即管理范圍和復(fù)雜程度日益加大，財(cái)務(wù)核算與物資管理效率大幅度提高，同時(shí)也使財(cái)會(huì)人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái)，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，以便更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策。

　　[摘 要]針對(duì)電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作，介紹了電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍的影響，提出了電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案載體多樣性的影響，探討了電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用方式的影響，今后，為電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理管理工作的發(fā)展作出努力。

　　[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)論文期刊,電算化,模式,會(huì)計(jì)檔案,管理工作

　　一、電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍的影響

　　在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行電算化以后，所有的財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)都可通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、處理。這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、進(jìn)行故障維護(hù)的查詢(xún)資料，因而這些資料雖然不是財(cái)務(wù)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒(méi)有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是如果沒(méi)有它們的支持，整個(gè)財(cái)務(wù)核算過(guò)程就無(wú)法進(jìn)行，所以必須將其作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。

　　電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的軟件系統(tǒng)內(nèi)才可調(diào)用，但是目前許多企業(yè)因?yàn)闆](méi)有將財(cái)務(wù)軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用。因此，應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。建議電算化會(huì)計(jì)檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的電算化財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)版本。但目前由于一些單位受條件限制，沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按規(guī)定建立電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤(pán)與存儲(chǔ)盤(pán)分離存放，導(dǎo)致了電子數(shù)據(jù)損壞或丟失。因此在歸檔過(guò)程中，財(cái)務(wù)軟件的版本及軟件系統(tǒng)要作為會(huì)計(jì)檔案的必要部分進(jìn)行歸檔，以保證電算化會(huì)計(jì)檔案的完整性和可讀性。

　　二、電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案載體多樣性的影響

　　在傳統(tǒng)手工財(cái)務(wù)工作環(huán)境下，科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表以及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表分析均需要進(jìn)行人工匯總計(jì)算，使得財(cái)務(wù)人員的工作量很大，同時(shí)也容易造成數(shù)據(jù)上的計(jì)算錯(cuò)誤。在電算化模式下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機(jī)制憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行，憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成財(cái)務(wù)報(bào)表，這大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，也避免了計(jì)算錯(cuò)誤。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成檔案時(shí)應(yīng)采取雙套制歸檔方式，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，貼上保護(hù)字樣，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個(gè)電算化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失造成無(wú)法挽救的損失。

　　財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，如果沒(méi)有相關(guān)備份的話，將給財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息，如果數(shù)據(jù)被人惡意修改也不會(huì)留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的保障性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范。根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤(pán)要由檔案管理員辦理存檔手續(xù)，備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤(pán)應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。

　　三、電算化模式對(duì)會(huì)計(jì)檔案利用方式的影響

　　會(huì)計(jì)檔案室就是會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢(xún)、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。一是在會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可按會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容分類(lèi)建立原始憑證、財(cái)務(wù)賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等主要基本數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的會(huì)計(jì)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)資源共享。二是建立完善的會(huì)計(jì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性;另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢(xún)、光盤(pán)遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，通過(guò)電子郵件或BBS等方式開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案信息咨詢(xún)。總之，網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)檔案的在線管理和使用功能，可大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高會(huì)計(jì)檔案管理能力和質(zhì)量。

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